Hoe schrijf ik een verslag van een evenement?

Journalisten zijn tegenwoordig te druk om naar je georganiseerde evenement te komen, maar je klant verwacht natuurlijk wel wat gegenereerde aandacht in de media. Het is een uitdaging waar menig PR-adviseur tegenwoordig tegenaan loopt.

Wat doe je als het journalistenstoeltje leeg blijft in de zaal, maar je toch graag een verslag van het evenement wilt? Wees niet bang om zelf met pen en papier toeschouwer te zijn van je eigen georganiseerde evenement. Iedereen is een journalist, dus ook PR-adviseurs.

In deze blog een aantal tips waarmee jij op die lege stoel kunt plaatsnemen.De keerzijde van het tijdsgebrek van journalisten is namelijk dat zij vaak wel open staan voor (goed geschreven) verhalen over datzelfde evenement. Ook al kunnen ze niet persoonlijk aanwezig zijn, de nieuwswaarde blijft bestaan.

Hoe zorg je voor een nieuwswaardig verslag van een evenement dat je kunt aanbieden bij een vakblad of dat je wilt publiceren op de bedrijfsblog?

Weet wat nieuwswaardig is

Het belang van een journalist is vaak wat anders dan het belang van het bedrijf dat het evenement organiseert. Een journalist wil zijn lezer informeren over het nieuws, inclusief een stukje duiding: wat heeft mijn lezer aan het geïntroduceerde product? Voor een bedrijf is die aankondiging het nieuws, met als doel om zoveel mogelijk van het product te verkopen. Die twee belangen gaan niet altijd hand in hand. Mijn advies is wel om die bril van de journalist te kiezen: weet wat de nieuwswaarde van het evenement is en denk goed na over wat het publiek wil weten. Zo heb je al meteen je invalshoek voor het verhaal en hoef je daar niet tijdens het schrijven mee te stoeien.

Doe je huiswerk

Om de nieuwswaarde te kunnen bepalen, is het nodig dat je goed op de hoogte bent van wat er wordt besproken tijdens het evenement. Je organiseert het zelf en dus weet je wie er spreekt. Het is dan vaak ook maar een kleine moeite om de presentaties vooraf in te zien. Hoewel presentaties vaak bestaan uit foto’s en het niet mogelijk is om je verhaallijn al uit te tekenen, is het wel goed om te weten welke richting het opgaat. Het helpt je ook als al wat meer artikelen over de sprekers/het onderwerp leest, zodat niet alles nieuw voor je is tijdens het evenement. Als je daar blanco gaat zitten, is de kans groot dat je verdrinkt in de oceaan van informatie.

Pen en papier de hand

Het is belangrijk dat je goed oplet tijdens het evenement en luistert naar de sprekers. Schrijf leuke citaten op, zoek naar bijzonderheden in het verhaal en observeer waar de zaal op reageert. Dat zijn namelijk vaak de interessante zaken waar lezers ook naar op zoek zijn. Een handigheidje is om naderhand de hashtag op Twitter te volgen, want mensen in de zaal zijn vaak geneigd om citaten of delen van de presentatie online te zetten.

Zie meer dan het nieuws

Het kan vaak ook geen kwaad om tijdens het evenement wat foto’s te nemen, ter ondersteuning van je verhaal. Het zorgt er ook voor dat je het evenement veel beter ervaart, waardoor sfeerelementen ook duidelijk worden. Een verslag wordt namelijk interessanter als je een beschrijving kunt geven van de zaal of hoe mensen reageerden. Probeer daarom om alle zintuigen te laten werken, zodat je verhaal wat meer diepte krijgt.

Sprekers willen zich van hun beste kant laten zien

Sfeer is één punt, het verhaal moet natuurlijk ook informatief zijn. Je hebt je huiswerk gedaan en goed opgelet in de zaal, maar het kan zijn dat je aantekeningen niet heel duidelijk meer zijn. Geen stress. Het is niet erg om de spreker naderhand te mailen of te bellen als je niet precies weet wat hij heeft verteld. Het is ook in zijn belang dat zijn boodschap zo duidelijk mogelijk wordt beschreven. Zorg dat je zijn contactgegevens hebt, zodat je altijd nog wat extra vragen ter verduidelijking kunt stellen.

Schrijf een parel

Je hebt de nieuwswaarde, de invalshoek, de leuke citaten en alle benodigde informatie over het evenement verzameld, wat overblijft is het schrijven. Kies het meest bijzondere aspect van het hele verhaal en begin daarmee. Kies je ervoor om het product als uitgangspunt te nemen, stel dan de ‘Nou en?’-vraag. Het zorgt er namelijk voor dat je verder kijkt dan het enkele nieuwsfeit. “Bedrijf X introduceert product Y”, nou en? Plaats jezelf in de schoenen van de consument: wat heb jij aan dat product? Begin met een bijzonder aspect van het evenement, vertel je verhaal en vul dat aan met de informatie van de sprekers. Dat laatste punt is misschien eenvoudiger gezegd dan gedaan, maar het is ook gewoon een kwestie van doen. Hoe meer je jezelf traint in het verslaan van een evenement, hoe beter het verhaal wordt. Mocht je nog andere tips hebben, laat het me vooral weten.